امروزه خدمات فراوانی به واسطه اینترنت ارائه می شود که باعث شده است این بستر مجازی نقش شایان توجهی در افزایش بهره وری و صرفه جویی داشته است؛ فقط کافی است تا از آن بهینه استفاده شود.
بهره وری به چه معناست؟
در تعریفی بین المللی، بهره وری عبارت است از: «اثربخشی به علاوه کارایی»
اثربخشی، یعنی رسیدن به هدف های تعیین شده در حوزه و کسب و کار؛ کارایی هم یعنی انجام بیشترین کار، با کمترین زمان و هزینه ممکن، البته به شرط عدم افت کیفیت.
تعریفی که از سوی سازمان ملی بهره وری ایران در این خصوص ارائه گردیده نیز این است: «بهره وري يك فرهنگ است، يك نگرش عقلائي به كار وزندگي است، كه هدف آن هوشمندانه تر كردن فعاليتها براي دستيابي به زندگي بهتر و متعالي است.»همچنین در تعریفی دیگر بهره وری عبارت است از: «نسبت کارهای انجام داده به کارهایی که می توانسته اید انجام بدهید.»
در این تعریف، با چند متغیر روبه رو هستیم:
- کارهای انجام شده
- کارهایی که می توانسته انجام شود
- نسبت کارایی ما؛ که می شود نسبت کارهای انجام شده به کارهایی که قابلیت انجام شدن داشته است
تقریباً همه این موارد قابل اندازه گیری بوده و مشکل خاصی ندارد. در بازه حضور در محل کار و با احتساب زمان هایی که به هر دلیل هدر می رود، می توان حدس زد که چه مقدار کار باید انجام شود؛ اما در پایان روز، شما می بینید که کارهای انجام شده، کمتر از میزان پیش بینی‌شده است.
به موضوع اصلی بازگردیم. نسبت به تاثیر فضای مجازی بر میزان بهره وری کارمندان نظرات متفاوتی بیان شده است. عده ای معتقدند فضای مجازی موجب ایجاد اختلال در فضای کاری کارکنان شده است و به این دلیل در میزان بهره وری آنها اثر سوء داشته است. از طرفی دیگر، عده ای معتقد هستند فضای مجازی به واسطه ویژگی های خاصی که دارد و بسترهای نوینی که فراهم کرده است می تواند در افزایش کارایی و بهره وری ادارات تاثیرگذار باشد.
در اینجا می خواهیم با در نظر گرفتن درستی نظر دوم. به ویژگی ها و مواردی اشاره کنیم که نشان می دهد فضای مجازی می تواند در افزایش کارایی، موثر باشد. البته همانطور که گفته شد تمام مواردی که به عنوان ویژگی های مثبت ذکر شده اند، در صورت استفاده اشتباه، می توانند به مانعی جدی بر سر راه کارمندان تبدیل شوند؛ نکته ای که هم بر میزان کارایی آنها تاثیر می گذارد و هم در نهایت شرکت، اداره یا موسسه آنها را دچار مشکل می کند.
زمان/ غول همیشه حاضر
محدودیت زمان برای بشر در طول تاریخ مشکلی همیشگی بوده که افراد به گونه های مختلف سعی کرده اند با آن دست و پنجه نرم کنند. تعدد کارها و زمان محدود برای انجام آنها باعث شده که انسان ها برای انجام امور روزمره خود دست به اولویت بندی کارهای خود بزنند. با ورود رایانه ها و به تبع آن اینترنت به زندگی انسانها و در دسترس قرار دادن اطلاعات و منابع مختلف در آن واحد، بشر توانسته است صرفه جویی بالایی در زمان موجود در طول یک شبانه روز خود انجام دهد. دیگر لازم نیست برای جستجوی اطلاعات ساعت های زیادی را در کتابخانه های مختلف صرف جستجوهای خسته کننده کنید؛ بلکه تنها با فشار دادن یک کلید دنیایی از اطلاعات در کسری از ثانیه در برابر شما گشوده می شود.
مکان/ طی الارض دیتایی
"فرا مکانی بودن" نیز از جمله ویژگی های دیگر اینترنت است که سهمی بسزا در افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان دارد. امروزه افراد با استفاده از اینترنت و فضای مجازی با دوردست ترین نقاط دنیا ارتباط برقرار کرده، به مکالمه و گفتگو می پردازند. برای حضور در یک کنفرانس علمی یا یک همایش اقتصادی نیازی به طی مسافت کیلومترهای زیاد نیست بلکه به وسیله اینترنت و یک وب کم، مشکل حضور در لحظه افراد در مکان های مختلف رفع شده است. اینترنت به انجام عمل های مختلف، سخت و طاقت فرسا در حوزه پزشکی و افزایش بهره وری در انجام امور پزشکی کمک فراوان کرده است. به این طریق که پزشکان و جراحان متخصص با استفاده از وب کم و بستر اینترنت، عمل های سخت و دشوار را به پزشکانی که خواهان یادگیری هستند، آموزش می دهند؛ بدون اینکه نیاز به حضور آنها در مکان خاصی باشد.
استفاده از تخصص دیگران/ همه، در خدمت شما
با رشد و گسترش رسانه اینترنت در سرتاسر جهان، افراد به طرق مختلف و با دسترسی آسان از تخصص های سایر افراد استفاده می کنند. مثالی که در خصوص آموزش های پزشکی و جراحی در بالا رفت، نمونه کوچکی از آنها است. به طور کلی آموزش از راه دور و اموزش مجازی امروزه باعث صرفه جویی های بسیار در زمینه های مختلف و افزایش بهره وری در کارآموزان، هنرجویان، دانشجویان و ... گردیده است. جستجوی ساده در کسری از ثانیه در میان میلیون ها منابع علمی و کتاب های معتبر که با زحمت و تلاش فراوان محققان و پژوهشگران در سرتاسر دنیا به دست آمده است، نمونه بسیار خوبی در خصوص استفاده از علم و تخصص دیگران به واسطه رسانه اینترنت است. همچنین مشاوره های رایگان در رشته ها و زمینه های مختلف -از کسب و کار و تجارت گرفته تا مشاوره های روانشناسانه و خانواده- از دیگر کاربردهای اینترنت و فضای مجازی در این حوزه قلمداد می شود.
استفاده از نرم افزارهای آفلاین و آنلاین/ تکنولوژی در خدمت شما
نرم افزارها، موجب می شوند درصد اشتباه پایین بیاید، کیفیت کار بالا برود، البته وسعت استفاده از نرم افزارها می تواند گیج کننده باشد. یک نمونه از این نرم افزارها که هم به صورت آنلاین و هم به صورت آفلاین عرضه شده است، GPS[1] ها و مسیریاب های هوشمند هستند. با نصب و استفاده از این اپلیکیشن ها، افراد در سرتاسر دنیا به راحتی مقصد مورد نظر و بهترین مسیر برای رسیدن به آن را پیدا می کنند و این نرم افزار موجب صرفه جویی در وقت، هزینه، سوخت و موارد متعددی می شود که تاثیر بسزایی در افزایش بهره وری دارد. نمونه دیگر این نرم افزارها که امروزه خدمت شایانی به محققان و پژوهشگران کرده است، دایره المعارف های دیجیتالی است که بر دستگاه های دیجیتالی همچون کامپیوترهای شخصی و تلفن های هوشمند نصب می گردد. این دایره المعارف ها که در زمینه ها و علوم مختلف وجود دارد، کمک می کند که در کمترین زمان ممکن به دریایی از منابع علمی و اطلاعاتی دست پیدا کنید و بدین وسیله اولین بهره ای که برای شما دارد این است که در وقت شما صرفه جویی صورت می گیرد.
رفع اشکالات موجود/ تشکیل گروه همیاری و همکاری
طبق اصول روانشناسی
اجتماعی، وقتی انسان در جمع گروهی قرار می گیرد که کار و هدف مشترکی دارند، انگیزه
پیدا می کند و عملکرد او بهتر می شود. به عنوان مثال امروزه پروژه های عمرانی
مختلف در سرتاسر دنیا وجود دارد که به شکل بین المللی انجام می شوند. مهندسان و
معمارانی از سرتاسر دنیا به واسطه اینترنت برای انجام پروژه ای گرد هم می آیند و
دیگر نیازی به طی مسافرت های طولانی و صرف وقت و هزینه بسیار ندارند. افراد از
طریق ویدئو کنفرانس جلسات متعدد هماهنگی و مشورتی برگزار می کنند، نقشه ها و مدل
های مختلف را مورد بررسی قرار می دهند و در خصوص مزایا و معایب پروژه و نظرات خود
را بیان کرده و در نهایت به تفاهم و درک مشترکی نسبت به آن می رسند.
جمع بندی
امروزه خدمات فراوانی به واسطه اینترنت ارائه می شود که باعث شده است این بستر مجازی نقش شایان توجهی در افزایش بهره وری و صرفه جویی داشته است؛ فقط کافی است تا از آن بهینه استفاده شود. در این زمینه با آموزش نحوه استفاده صحیح از فضای مجازی به کارمندان و حتی آنهایی که در حال مهارت آموزی هستند مانند دانش آموزان و دانشجویان می توانیم انتظار داشته باشیم بهره وری آنها در محیط های کاری افزایش پیدا کند.