به گزارش
گرداب به نقل از شبکه، امروزه گزینه‌‌های رایگان زیادی در این خصوص وجود دارند، اما برای داشتن بهترین همکاری آنلاین، شرکت‌ها باید به دنبال تأمین‌کنندگانی باشند که ویژگی‌های خوب و ارزشمندی را ارائه می‌دهند. بسیاری بر این باورند که در این نشست‌های مجازی، تنها کافی است صدا و تصویر خوب باشد، اما با وجود انواع ویژگی‌های مفید و تأثیرگذاری که برای این کار وجود دارد، تفاوت میان نشست‌های مجازی مؤثر با نشست‌هایی که فقط اتلاف وقت هستند، کاملاً مشخص می‌شود. هنگام انتخاب نرم‌افزار برای جلسات مجازی، ویژگی‌هایی را که در ادامه خواهد آمد، حتماً در نظر داشته باشید.
1- ویدیو HD: از آنجایی که نشست‌های مجازی جایگزین نشست‌های رو در رو در داخل سازمان یا با مشتریان هستند، پس مهم است که نرم‌افزار شامل ویدیوی کیفیت بالا یا HD باشد که بهترین تصویر ارائه شود. به دنبال نرم‌افزاری باشید که دقت تصویر ویدیویی آن حداقل 1080 پیکسل باشد. دیدن شرکت‌کنندگان حاضر در نشست در سوی دیگر، فرد را به گفت‌وگو و همکاری واقعی تشویق می‌کند.
2- میکروفون باکیفیت: برای نشست‌های مجازی، غیر از اینکه به ویدیویی با کیفیت مناسب نیاز دارید، دسترسی به صدای مطمئن نیز از جمله ضروریات است. همکاری آنلاین زمانی تقویت می‌شود که همگی حاضران در نشست بتوانند به‌خوبی صدای یکدیگر را بشنوند.
3- انطباق با استانداردهای امنیتی: اگرچه کنفرانس‌های تحت وب هدف احتمالی حمله‌های سایبری نیستند، انتخاب سرویس نشست آنلاینی که راهکار امنیتی ارائه می‌دهد، می‌تواند ایده خوبی باشد. چنین راهکاری باید شامل احراز هویت و رمزگذاری، پیروی کامل از ضوابط و مقرارت و مدیریت تلفیقی باشد.
4- پشتیبانی از فناوری: مهم نیست که اعضای گروه شما کجا هستند یا از چه دستگاهی استفاده می‌کنند، دستگاه‌ها ممکن است خراب شوند. هنگامی‌که چنین اتفاقی می‌افتد، باید تأمین‌کننده نرم‌افزار نشست مجازی وجود داشته باشد که بتوانید گروه‌تان را پشتیبانی و هرچه سریع‌تر مشکلات را برطرف کند.
5- اشتراک‌گذاری محتوا: اکثر اوقات، ارائه‌دهندگان نشست‌های آنلاین قصد دارند اسناد، اپلیکیشن‌ها، صفحات وب، نرم‌افزار و مواردی از این دست را با گروه به اشتراک بگذارند. نرم‌افزاری که برای این کار انتخاب می‌شود، باید امکان اشتراک‌گذاری صفحات یا بخشی از صفحه را برای ارائه‌دهندگان فراهم کرده و همچنین کنترل را به دیگر شرکت‌کنندگان حاضر در این نشست واگذار کند.
6- ضبط و بازپخش: در جهان کسب‌وکار کنونی که افراد حرفه‌ای وقت بسیار کمی دارند و هر ماه در بیش از 60 نشست حضور پیدا می‌کنند، حضور نداشتن حداقل یک نفر یا شاید هم بیشتر در این نشست‌ها، موضوع عجیبی نیست. ویژگی‌های ضبط و بازپخش، کار را برای اعضای گروه ساده‌تر می‌کند تا بدون اتلاف وقت بتوانند از موضوع این نشست‌ها مطلع شوند و پا به پای دیگران پیش بروند. همچنین، این همکاری‌های آنلاین را می‌توان برای آرشیو نگهداری کرد.
7- سرویس‌های کنفرانس Dial-in: یکی از دلایل برگزاری ویدیوکنفرانس یا وب‌کنفرانس، حفظ جنبه‌های بصری است که در واقع از جمله جذابیت‌های نشست‌های چهره‌به‌چهره محسوب می‌شود. در هر حال، برخی از شرکت‌کنندگان در این‌گونه نشست‌ها ممکن است در سفر باشند و در این صورت وجود ویژگی dial-in ضرورت پیدا می‌کند. این ویژگی به شرکت‌کنندگان امکان می‌دهد تا از طریق گوشی‌های خود با آن نشست تماس تلفنی برقرار کنند.
8- سرکشی یا همه‌پرسی (Polling): وقتی نشست آنلاین بسیار بزرگی برگزار می‌شود، امکان شنیدن نظرات و ایده تک‌تک افراد وجود ندارد. اما انجام یک همه‌پرسی سریع، روش فوق‌العاده‌ای برای دریافت بازخورد حاضران، افزایش مشارکت و درگیر کردن آن‌ها در بحث است.
اگر سازمان شما به دنبال بهترین جایگزین برای نشست‌های رو در رو است، به دنبال سرویس نشست آنلاینی باشید که طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهد؛ از جمله هشت ویژگی‌ای که پیش‌تر عنوان شد. اهداف خود را برای همکاری و مشارکت آنلاین در نظر داشته باشید؛ این اهداف ممکن است شامل هر چیزی از افزایش بهره‌وری تا کاهش هزینه، افزایش حس رفاقت در میان کارکنان و موضوعات دیگر باشد. اطمینان داشته باشید هر سرویسی که به کار می‌گیرید، به سازمان شما در دست یافتن به این اهداف کمک می‌کند.
منبع: بلاگز‌دات‌آفیس